10 Tipps, wie Meetings effizient laufen – Vorschläge von Severin

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  1. Nur meeten, wenn es wirklich etwas zu besprechen gibt
    Ein Jour Fix kann wahnsinnig ineffizient sein – nämlich dann, wenn alle zukommen um dann festzustellen, dass es eigentlich nichts zu besprechen gibt. Lieber vorher abklären, ob es wirklich Meeting-Bedarf gibt.
  2. Nur Teilnehmer einladen, die auch was beizutragen haben
    Einkauf, Vertrieb, IT und Personalverwaltung treffen sich jeden Mittwoch. Diesmal gibt es aber nichts, was die Personaler betrifft? Dann sollte man diese auch nicht einladen. Ist stringentes Weiterdenken von Punkt 1.
  3. Richtigen Termin wählen
    Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt für Ihre Meetings! Aus der Erfahrung heraus: a) nicht zu früh – da ist das Risiko zu groß, dass Teilnehmer sich verspäten oder unruhig sind, da sie noch nicht richtig an ihrem Schreibtisch waren.
    b) nicht zu nah vor oder nach der Mittagspause – davor sind die Teilnehmer unkonzentriert, da sie hungrig sind, danach, weil das Blut nicht im Hirn sondern im Magen herumhängt.
    c) nicht zu spät – dann sind viele schon unkonzentriert und müde.
    Perfekt ist nach meiner Erfahrung 10h oder 15h.
  4. Agenda erstellen
    Vorher sollte es eine Agenda geben, die kurz beschreibt, was eigentlich besprochen werden soll. Das hilft auch, Punkt 1 und Punkt 2 besser zu planen. Der Punkt „Sonstiges“ sollte bei den Tagesordnungspunkten nicht auftauchen.
  5. Meetingleiter bestimmen
    Jedes Meeting braucht einen Leiter, der darauf achtet, dass man bei der Agenda bleibt, die anderen pünktlich sind (siehe Punkt 6) und die eingeplante Zeit möglichst nicht überschritten sein. Es kann sich je nach Unternehmenskultur empfehlen, den „ranghöchsten“ Teilnehmer zum Meetingleiter zu ernennen. In modernen Strukturen kann dies aber auch die Auszubildende sein – dann müssen sich die Führungskräfte im Zweifel dieser auch unterordnen…
  6. Pünktlich sein
    Haben Sie schon mal ausgerechnet, wieviel Zeit dadurch verloren geht, dass Meetings nicht pünktlich beginnen? Das muss nicht sein. Um Pünktlichkeit zu erreichen, gibt es mehrere Möglichkeiten. Ganz konsequent: Wer zu spät ist, darf am Meeting nicht teilnehmen. Und das steht dann auch im Protokoll. Oder eher spielerisch: Stellen Sie ein Meetingschwein auf: Für jede Minute Verspätung muss man einen bestimmten Betrag einwerfen – oder eine feste Summe, die nach Anzahl der Verspätungen gestaffelt ist.
  7. Das Protokoll
    Ein Meeting ohne ein gutes Protokoll ist fast schon herausgeschmissene Zeit. Das Protokoll sollte daher festhalten, welche Themen behandelt wurden, was zu den jeweiligen Punkten beschlossen wurde und welche nächsten Schritte anstehen. Besser kurz und knapp als zu ausführlich!
  8. GEMO Prinzip anwenden
    Verabschieden Sie sich von dem Gedanken, in einem Meeting eine 100% perfekte Lösung zu finden – das führt nur zu Dauersitzungen, die alle frusten. Wenn im wesentlichen bei einem TOP (Tagesordnungspunkt) Konsens erreicht wurde, sollten Sie zum nächsten übergehen, getreu dem GEMO Prinzip (Good enough, move on?“ Die Details sollten dann besser außerhalb des Meetings erarbeitet und geklärt werden.
  9. Stehen statt sitzen
    Wenn ein Meeting kurz angesetzt ist können Sie es direkt als Stehmeeting planen. Man kommt dann deutlich schneller voran und im Regelfall verlaufen die Meetings auch dynamischer. Jedenfalls ist die Wahrscheinlichkeit viel größer, dass man im Zeitrahmen bleibt. Gleiches gilt, wenn bei einem längeren Meeting die Zeit überschritten wird: Fenster auf und in den Stehmeetingmodus wechseln sorgt für ein schnelleres und effektiveres Ende Ihres Meetings.
  10. Keine Ablenkungen
    Auf dem Notebook tippen, WhatsApp checken, sich einen Kaffee holen… all das sollte in einem Meeting nicht passieren. Sind alle Teilnehmer konzentriert bei der Sache geht das Meeting auch schneller und effizienter vorbei!

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